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会议管理的十条黄金原则

更新时间:2021-06-05 22:02:19

01
 

凡是会议,必有准备

 
 

 

永远不开没有准备的会议,临时会议也需要心里考虑,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。

 

这话听起来有点冠冕堂皇,然而事实如此,只是企业多数是“差不多主义”。

 

重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。

 

某些会议前,有必要把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

 

 

02

 

凡是会议,必有主题

 
 

 

开会必须要有明确的会议目的,会议报告前3页PPT必须显示会议主题。

 

没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。

 

会议的主题,要事先通知与会人员。

 

 

03

 

凡是会议,必有纪律

 
 

 

开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任,因此主持人必须合适),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不安流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

 

 

04

 

凡是会议,会前必有议程

 
 

 

在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员要在会前做说明,使得参会人员了解目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。

 

每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

 

 

05

 

凡是会议,必有结果

 
 

 

开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2H以内。

 

会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。

 

没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

 

 

06

 

凡是会议,必有训练

 
 

 

把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。

 

有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,许多企业缺乏这样的培训:如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

 

开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷。

 

例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别 人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。

 

有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

 

 

07

 

凡是开会,必须守时

 
 

 

设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间。开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。

 

如果一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

 

 

08

 

凡是开会,必有记录

 
 

 

一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中 明确说明,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

 

 

09

 

凡是散会,必有事后追踪

 
 

 

“散会不追踪,开会一场空”。

 

加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。

 

很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。

 

 

10

 

最后请记住三个简单却很有意义的公式

 

 

① 开会+不落实=零

② 布置工作+不检查=零

③ 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

 


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